Communities of practice (NL)

Etienne Wenger, een Zwitsers onderzoeker die bekend is voor zijn werk op het vlak van kennisbeheer, definieert de communities of practice als volgt: “Het is een groep van mensen die een belang, een vraagstuk of een passie voor een bepaald onderwerp delen en die kennis en expertise op dit gebied verdiepen door voortdurend met elkaar uit te wisselen”.

De communities of practice wordt opgebouwd rond een specifiek thema of een specifiek probleem. Het kan bijvoorbeeld gaan over de implementering van Lean Management. In dat geval zal de community of practice ervoor zorgen dat de implementering op een professionele manier gebeurt en dat iederen zich bewust is van een gemeenschappelijke taak. Het intranet of een wikipagina zijn mogelijke hulpmiddelen, want ze laten toe om de informatie en de best practices te verzamelen op één plaats en ze stimuleren de uitwisseling. Een ander kenmerk van deze soort groepen is trouwens dat ze op de eerste plaats bestaan op het virtuele vlak.

Volgens Wenger, zijn er drie belangrijke dimensies binnen deze communities :

  • Het domein

De identiteit van een communities of practice is gebaseerd op een gemeenschappelijk belangstelling voor een bepaald domein.

  • De gemeenschap

De leden van de gemeenschap nemen deel aan dezelfde activiteiten, wisselen informatie uit en helpen elkaar met de bedoeling om hun kennis op een bepaald domein te vergroten.

  • De praktijk

De communities zijn gericht op de praktijk. Ze stimuleren het delen van documenten, hulpmiddelen of nieuwe informatie met betrekking tot het specifieke domein. Het uitbouwen van een uitwisselingssysteem neemt tijd en vereist een persoonlijk engagement van de community-leden; de leden mogen zich niet beperken tot vrijblijvende discussies..

Wanneer kunnen communities of practice gebruikt worden als opleidingstechniek ?

De oprichting van een community of practice is aan te raden wanneer men de uitwisseling tussen personen wil stimuleren zodat zij hun kennis, ervaring en best practices met elkaar delen. Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn in het geval van werknemers die dezelfde noden hebben op het vlak van specifieke domeinkennis en die zich bevinden op plaatsen die erg verwijderd zijn van elkaar.

Het is ook een efficiënte techniek wanneer men samenwerkingen en synergiën ontwikkelt over de afscheidingen van hiërachie of functie heen. De communities zijn natuurlijk ook ideaal bij projecten die op innovatie gericht zijn, want ze zijn gebaseerd op het principe van de continue verbetering.

Voorwaarden voor een succesvolle Community of Practice

Het is goed om bijkomende manieren te voorzien om de groepsleden te stimuleren tot het delen van kennis. Om er voor te zorgen dat de groep ook op lange termijn effect heeft, kan de community of practice bijvoorbeeld opgenomen worden in de jaardoelstellingen. Wanneer een community opgericht wordt, zijn de leden zeer enthousiast en nemen ze actief deel. Na verloop van tijd kan het aantal deelnemers echter verminderen wanneer deze niet op de één of andere manier aangemoedigd worden. Men kan de leden ook aanmoedigen door ze naar voren te schuiven binnen het bedrijf. Eén van de redenen waarom werknemers angst hebben om kennis te delen, is dat ze vrezen om macht te verliezen. Wanneer een lid van de community zich sociaal gewaardeerd voelt, dan compenseert dit de angst voor machtsverlies.

De animatie van de groep is een andere sleutelfactor die invloed heeft op de motivering op lange termijn. Er moet één persoon aangeduid worden die de discussie levendig moet houden en die de leden moet aanmoedigen om hun kennis te delen… De animator kan bijvoorbeeld bijkomende denkpistes voorstellen wanneer hij vaststelt dat de interactie vermindert of het niveau daalt.

Er moet voor gezorgd worden dat de leden van de groep efficiënte tools hebben om te communiceren en uit te wisselen. De community of practice is namelijk in de eerste plaats een groep mensen met interesses voor hetzelfde domein die kennis uitwisselen op virtuele manier. De groep zou bijvoorbeeld moeten de mogelijkheid hebben om een eigen uitwisselingsplatform te creëeren.

Opdat de kennisuitwisseling goed zou verlopen, moeten de groepsleden dezelfde taal spreken. Dat wil zeggen dat ze dezelfde termen en hetzelfde jargon moeten gebruiken. Hoewel alle leden geïnteresseerd zijn in hetzelfde domein, betekent dit nog niet dat ze een gemeenschappelijke vaktaal gebruiken. Men kan overwegen om aan de leden van de groep een training te geven zodat ze een gemeenschappelijke basiskennis hebben. Dit zal toelaten dat de community zich meer op de uitwisseling kan concentreren en minder op de vorm. Om dezelfde reden kan het ook nuttig zijn om een gemeenschappelijke woordenlijst op te stellen. Deze kan dienen als basis en ervoor zorgen dat er minder misverstanden zijn. Op die manier zullen de uitwisselingen homogener zijn zonder dat het nodig is om aan bepaalde mensen de toegang tot de community te weigeren (hetgeen de creativiteit van de groep zou doen verminderen).

Over het algemeen kan men zeggen dat de communities 5 evolutiestadia zullen doorlopen:

klk

Het is best om te voorzien welke maatregelen zullen ingevoerd worden, zodat de veranderingen die uit de reflectie en de kennisdeling naar voren kwamen ook daadwerkelijk kunnen toegepast worden. Het kan inderdaad frustrerend zijn voor de leden indien er geen enkele maatregel toegepast wordt hoewel de leden de vooropgestelde objectieven bereikt hebben. Wanneer er geen gevolg aan gegeven wordt, zullen de deelnemers aan een community of practice minder geneigd zijn om de volgende keer deel te nemen, hoewel de techniek nochtans voordelig is voor het ganse bedrijf.

Doelpubliek

De leden van de community moeten deel uitmaken van het publiek dat rechtstreeks geïmpacteerd is door het probleem dat behandeld wordt in de groep en ze moeten er vrijwillig aan deelnemen, zodat de doelstelling van de community bereikt kan worden. Elk lid moet zich kritisch kunnen opstellen, maar wel altijd op een constructieve manier. Wanneer de deelnemers afkomstig zijn van verschillende bedrijven en hiërarchische niveaus, is de aanbreng in kennis groter, wat tot positieve resultaten leidt voor heel de groep. Het feit dat er steeds een animator aanwezig moet zijn in dit soort communities, neemt niet weg dat elke deelnemer een zeker niveau van autodiscpline moet hebben. Ze moeten in staat zijn om samen te werken en hun kennis te delen met anderen, zodat er een collectieve waarde ontstaat.

Iedereen kan deel uitmaken van een community of practice, zolang heel de groep een expertise en/of passie deelt voor één bepaald onderwerp. Het is logisch dat hoe meer ervaring de leden van de groep hebben, hoe beter dit is voor iedereen.

Hoe wordt een Community of Practice gestart?

Wanneer men een community of practice wil opstarten, moet er eerst gekeken worden naar volgende vragen:

  • Wat zijn de prioritaire doelstellingen?

De doelstellingen van de groepen moeten vastgelegd worden, zonder te vergeten van ook te kijken naar de persoonlijke doelstellingen van elke deelnemer. Het is niet omdat ze als groep een gedeelde interesse hebben, dat hun noden gereduceerd kunnen worden tot die van een homogene groep. Door de individuele doelstellingen te identificeren, gaat men ervoor zorgen dat de motivatie op lange termijn hoger is en dat de leden actiever gaan deelnemen.

  • Wie kan en wil er deel van uitmaken?
  • Een open of gesloten community?

In andere woorden, kunnen er nieuwe deelnemers aanvaard worden op elk moment of zal de deelname gelimiteerd worden?

  • Hoe vaak zullen de leden elkaar ontmoeten en hoe lang zullen de ontmoetingen duren?

Aangezien een community of practice meestal virtueel werkt, moet er de vraag gesteld worden of er ontmoetingen tussen de leden voorzien zullen worden. Wat is de toegevoegde waarde van deze ontmoetingen?

  • Wat is de structuur van de community?

Wie zal er bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor de toelating van nieuwe leden?

  • Wie zal de animator zijn?

Dit is een cruciale vraag, want de vitaliteit van de groep zal grotendeels afhangen van de kwaliteiten van de animator, die ervoor moet zorgen dat het niveau van uitwisselingen tussen de leden constant blijft. Hij gaat de richting van de groep aansturen en aanzet geven voor nieuwe debatten.
Er zijn geen vaste regels wat betreft het aantal deelnemers binnen een community maar doorgaans spreekt men over 4 à 6 leden voor kleine werkgroepen en 15 voor grotere groepen.

De prioritaire problemen van het bedrijf moeten duidelijk geïdentificeerd worden voordat er gekozen wordt voor een specifieke thema van de community. Het kan zeker ook interessant zijn om na te gaan of er geen informele werkgroepen bestaan rond de gestelde problematiek. Op die manier kunnen deze groepen aangemoedigd worden om hun uitwisselingen iets dieper uit te werken. Aangezien de leden al een vertrouwensrelatie hebben alsook gedeelde doelstellingen, kan er verder gebouwd worden op hun successen om nieuwe initiatieven aan te moedigen en deze dan op een formelere manier te organiseren.

De community of practice zal blijven evolueren zolang het onderwerp pertinent is en dat de uitwisselingen een toegevoegde waarde hebben maar ook zolang de leden interesse blijven hebben in het feit dat ze samen leren over een specifiek onderwerp. De deelnemers moeten zelf kunnen beslissen om het proces stop te zetten wanneer ze dit wensen of wanneer ze vinden dat de doelstellingen bereikt zijn. De animator kan ook een rol spelen in het afsluiten van de community, wanneer hij vaststelt dat de uitwisselingen tussen de leden geen toegevoegde waarde meer kunnen brengen.