Communauté de pratique

Etienne Wenger, chercheur suisse reconnu pour son travail dans le domaine de la gestion des connaissances, définit ainsi les communautés de pratique : « Ce sont des groupes de personnes qui expriment une préoccupation, un ensemble de problèmes ou une passion pour un sujet et qui approfondissent leurs connaissances et leur expertise dans ce domaine en interagissant sur une base continue. »

La communauté de pratique se construit autour d’un thème ou problème très spécifique, comme par exemple la mise en place du Lean Management. La création de la communauté pour cette mise en place va permettre une professionnalisation et le renforcement de la conscience d’une tâche commune. Un outil qui peut être utilisé est l’intranet ou encore wiki afin de rassembler au même endroit toutes les informations et best practices mais également pour faciliter les échanges. C’est une autre spécificité de ce type de groupe : elles ont une existence avant tout virtuelle.

Toujours selon Wenger, ces communautés se structurent selon 3 dimensions :

  • Le domaine

L’identité d’une communauté de pratique se construit sur base d’un intérêt collectif pour un domaine en particulier.

  • La communauté

Afin d’augmenter leur expertise dans le domaine, les membres de la communauté partagent des activités, des informations et s’entraident.

  • La pratique

Ces communautés sont tournées vers la pratique : elles permettent d’échanger des documents, des outils ou encore des informations nouvelles concernant le domaine. La mise en place d’un système d’échange prend du temps et demande aux membres un investissement personnel ; il ne s’agit pas tout simplement d’une discussion sans engagement.

Quand utiliser la communauté de pratique comme technique de formation

La mise en place d’une communauté de pratique est conseillée lorsque l’on veut intensifier les échanges entre des personnes dans le but de mutualiser leurs connaissances, partager leurs expériences et bonnes pratiques. Cela peut par exemple être bénéfique dans le cas de travailleurs partageant un même besoin au niveau des connaissances dans un domaine spécifique, mais qui se trouvent dans des endroits très éloignés géographiquement.

Il s’agit aussi d’une technique efficace lorsque l’on veut développer des coopérations et des synergies transversales qui dépassent les cloisonnements hiérarchiques ou de fonction. Bien entendu, ces communautés sont également efficaces dans le cadre d’initiatives tournées vers l’innovation car elles sont basées sur le principe d’une amélioration continue.

Critères de succès 

En ajoutant des mesures incitant les membres à partager leurs connaissances, par exemple en l’ajoutant comme objectif à leurs objectifs annuels, on peut garantir un effet à plus long terme du groupe. En effet, lors de la création de la communauté, ses membres sont enthousiastes et participent de manière très active. Au fil du temps, la participation risque de diminuer si elle n’est pas encouragée d’une quelconque manière. Afin d’encourager les membres à rester actifs on peut également les mettre en avant dans l’entreprise. Il ne faut pas oublier qu’une crainte ressentie par les travailleurs liée au partage des connaissances est souvent qu’ils risquent de perdre du pouvoir. En valorisant le membre de la communauté, on va compenser la peur de la perte de pouvoir avec une reconnaissance sociale.

Un autre facteur clé qui va jouer sur la motivation à long terme de la communauté consiste en l’animation du groupe. Une personne doit être désignée pour faire vivre les débats, encourager les membres à échanger leurs connaissances… Lorsque l’animateur constate que les échanges diminuent ou perdent en qualité, il peut donner des pistes de réflexion supplémentaires par exemple.

La communauté de pratique étant avant tout un regroupement de personnes intéressées par un même domaine qui échangent de manière virtuelle, il faut veiller à mettre à disposition des membres un outil de communication et d’échange efficace, comme par exemple leur donner la possibilité de créer une plateforme spécifique pour leur groupe.

Pour que la mise en commun des connaissances soit efficace, les membres doivent parler la même langue, c’est-à-dire utiliser les mêmes termes et jargon. Même si ils sont tous intéressés par un domaine commun, cela ne veut pas dire qu’ils utilisent le même langage. Afin de permettre une plus grande homogénéité dans les échanges sans pour autant limiter les adhésions à un certain type de personnes (ce qui va diminuer la créativité du groupe), on peut envisager de former les membres à un socle de connaissance commun, qui va représenter le contexte cognitif et permettre à la communauté de se concentrer sur les échanges plutôt que sur la forme. Dans le même ordre d’idée, il peut être souhaitable de créer un lexique commun, qui va constituer une base commune afin d’éliminer les malentendus et incompréhensions.

De manière générale, on peut dire que les groupes vont passer par 5 stades d’évolution :

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Il faudra donc veiller à prévoir des mesures qui vont permettre les changements à opérer suite à la réflexion et aux partages du groupe. En effet, il peut être frustrant pour les membres d’arriver aux objectifs fixés si cela n’entraine pas de mesures par la suite. Ils seront moins enclins à s’engager une nouvelle fois dans ce type de processus, pourtant profitable à l’ensemble de l’entreprise.

Public cible 

Afin que le but d’une communauté de pratique soit atteint, les membres qui la composent doivent faire partie du public directement concerné par le problème posé et ils doivent y participer de manière volontaire. Chaque membre doit pouvoir faire preuve d’un sens critique, tout en restant constructif. Lorsque les participants proviennent de différentes entreprises et niveaux hiérarchiques, cela permet d’avoir un plus grand apport en matière de connaissances, ce qui est profitable pour l’ensemble du groupe. Même si des animateurs sont présents dans ces communautés, chacun doit pouvoir faire preuve d’autodiscipline. Ils doivent être capables de coopérer et d’échanger leurs savoirs afin de créer une valeur collective.

Tout le monde peut faire partie d’une communauté de pratique, tant que l’ensemble du groupe partage une expertise et/ou une passion pour un même sujet. Bien entendu, plus l’expérience des membres sera grande, plus les échanges seront bénéfiques pour chacun.

Comment construire une communauté de pratique ?

Lorsque l’on souhaite mettre en place une communauté de pratique, il faut se poser les questions suivantes :

  • Quels sont les objectifs prioritaires ?

Il faut fixer les objectifs du groupe sans oublier d’identifier les objectifs personnels de chaque membre. En effet, même si ces communautés existent sur base d’un intérêt commun, cela ne réduit pas les individus à un groupe homogène. En identifiant les objectifs individuels, on peut encourager une motivation à long terme ainsi qu’une participation plus active de la part de chaque personne.

  • Qui peut et veut y participer ?
  • Communauté ouverte ou fermée ?

En d’autres mots, pourra-t-on accepter de nouveaux membres à tout moment ou l’adhésion sera-t-elle restreinte ?

  • Quelle sera la fréquence et la durée des rencontres ?

La communauté de pratique étant en général virtuelle, faut-il prévoir des réunions ou rencontres dans des bureaux ? Quelle serait la valeur ajoutée de ces rencontres ?

  • Quelle sera la structure de la communauté ?

Qui sera autorisé à admettre de nouveaux membres par exemple ?

  • Qui sera l’animateur ?

Il s’agit un point crucial car la vitalité de la communauté dépendra en grande partie des qualités de son animateur, qui va maintenir un niveau continu des activités entre les membres. Il va favoriser la direction du groupe et suggérer des sujets de débats.

En ce qui concerne le nombre de participants, il n’y a pas de règles précises mais en général on parle de 4 à 6 participants pour les travaux en petits groupes et 15 personnes pour les grands groupes.

Il faut clairement identifier les besoins les plus urgents pour l’entreprise avant de décider sur le thème spécifique du groupe. De plus, avant de créer une nouvelle communauté, il peut être intéressant de vérifier si des groupes informels ne se sont pas déjà créés autour du même thème. En effet, en encourageant les réseaux existants à aller plus loin dans leurs échanges, on peut s’appuyer sur la relation de confiance qui existe déjà entre les membres et sur les objectifs communs qui avaient déjà émergés de leur collaboration. On peut ensuite profiter de ces succès pour encourager de nouvelles initiatives du même type en les organisant de manière plus formelle.

La communauté va évoluer jusqu’à temps qu’il y ait une pertinence et une valeur du sujet et que chacun garde un intérêt pour le fait d’apprendre ensemble. Les membres doivent pouvoir arrêter le processus lorsqu’ils le souhaitent, ou lorsqu’ils estiment que les objectifs ont été atteints. Bien entendu, l’animateur peut également jouer un rôle dans la clôture de la communauté lorsqu’il pense que les échanges n’apportent plus de valeur ajoutée.